Ogólne Warunki Współpracy

Niniejszy dokument sanowi integralną część Procedury Zakupowej i opisuje ogólne warunki współpracy z dostawcami PLL LOT S.A.

§ 1. DEFINICJE

1. Dostawa – fizyczne dostarczenie zamówionych materiałów do miejsca wskazanego przez PLL LOT S.A. lub wykonanie usługi zleconej przez PLL LOT S.A.,
2. Dostawca – wszystkie podmioty, z którymi PLL LOT S.A. zawiera umowy lub składa zamówienia na materiały i usługi,
   
3. Ogólne Warunki Współpracy lub OWW – niniejszy dokument, określający rekomendowane ogólne warunki współpracy z Dostawcami materiałów i usług dla PLL LOT S.A.,
   
4. Zamówienie – dokument będący podstawą dostawy materiałów lub usług dla PLL LOT S.A.; 
   

§ 2. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Rekomendowaną podstawą dla wszystkich dostaw materiałów i usług dla PLL LOT S.A. są wyłącznie, sporządzone na podstawie ofert Dostawców, umowy i zamówienia, których integralną częścią są niniejsze Ogólne Warunki Współpracy.
2. Dostawcy składają oferty nieodpłatnie w formie, jaka została określona przez PLL LOT S.A. w zapytaniu ofertowym do Dostawcy. Ustala się przy tym dwa dominujące sposoby składania ofert:
   • W formie pisemnej,
   • W formie elektronicznego pliku przesłanego poprzez e-mail.
     
3. PLL LOT S.A. może odstąpić od zastosowania wymienionych w ust. 2. powyżej sposobów składania ofert i poprosić Oferentów o jej złożenie w innej formie (np. w e-mailu, elektronicznym edytowalnym pliku). Informacja o sposobie składania ofert umieszczana jest w zapytaniu składanym do Dostawców.
   
4. Ewentualne próbki materiałów dostarczane są przez Dostawcę nieodpłatnie i na jego koszt.
   
5. Zamówienia ustne, jak też uzgodnienia na temat zmian i uzupełnień zamówień pisemnych złożonych przez PLL LOT S.A., wymagają pisemnego potwierdzenia w formie dokumentu SAP wygenerowanego przez PLL LOT S.A. i dostarczonego do Dostawcy (np. w formie załącznika do wiadomości e-mail).
   
6. Wszelkie powiadomienia pomiędzy PLL LOT S.A. a Dostawcą (o ile w tekście dokumentu Ogólne Warunki Współpracy nie zostało zaznaczone inaczej) są dokonywane na piśmie: listem poleconym lub pocztą elektroniczną.
   
7. Oferta złożona przez Dostawcę jest ważna przez okres 3 miesięcy kalendarzowych, chyba że w zapytaniu ofertowym określono inny termin ważności ofert.
   
8. W przypadku, gdy Dostawca odstępuje od złożonej oferty lub warunków w niej określonych (w okresie ważności oferty), PLL LOT S.A. rezerwuje sobie prawo do dochodzenia odszkodowania za szkody (w tym utracone korzyści), jakie poniósł w związku z odstąpieniem Dostawcy. Ponadto, fakt rezygnacji ze złożonej oferty będzie uwzględniany w ocenie merytorycznej Dostawcy, decydującej o liście potencjalnych firm zapraszanych do przyszłych postępowań zakupowych.
   
9. Akceptacja zapisów „Ogólnych Warunków Współpracy w PLL LOT S.A.” jest równoznaczna z akceptacją tożsamych zapisów w umowie z Dostawcą.   
   
10. Umowa między Stronami jest dokumentem nadrzędnym w stosunku do niniejszych Ogólnych Warunków Współpracy.
    

§ 3. ZAMÓWIENIA

1. PLL LOT S.A. zleca Dostawcy dostawę materiałów lub usług na podstawie Zamówienia w formie pisemnej lub elektronicznej (przesłanego pocztą elektroniczną). Zamówienie określa, co najmniej rodzaj materiału lub usługi, ilość, cenę jednostkową i łączną, termin i miejsce wykonania dostawy.
   
2. Każde zamówienie składane przez PLL LOT S.A. posiada numer (45.....), na który Dostawca ma obowiązek powołać się w swoich dokumentach dostawy, a w szczególności na fakturze oraz na dowodzie dostawy.
   
3. Przyjęcie do realizacji Zamówienia wraz z jego integralną częścią, którą stanowią niniejsze Ogólne Warunki Współpracy zostanie przez Dostawcę dokonane na piśmie: listem poleconym lub pocztą elektroniczną.
   
4. Potwierdzenie przyjęcia Zamówienia przez Dostawcę oznacza uznanie niniejszych Ogólnych Warunków Współpracy i ewentualnych dodatkowych uzgodnień zawartych w Zamówieniu, o ile z Dostawcą nie zawarto odrębnej umowy i jej zapisy nie stanowią inaczej.
   
5. Odmienne warunki dostaw są wiążące wyłącznie, gdy zostaną potwierdzone umową zawartą pomiędzy Stronami lub na piśmie przez PLL LOT S.A.
   

§ 4. DOSTAWA

1. Dostawa powinna być zrealizowana na warunkach podanych w dostarczonym Zamówieniu, co do przedmiotu dostawy, jego jakości i ilości, ceny, terminu realizacji oraz miejsca wykonania dostawy.
   
2. Termin Dostawy biegnie od dnia złożenia Zamówienia.
   
3. Dostawca ma obowiązek bezwzględnie przestrzegać terminu Dostawy. W przypadku, gdy Dostawca uzna, że nie będzie w stanie dotrzymać ustalonych w potwierdzeniu Zamówienia terminów Dostaw, zobowiązany jest niezwłocznie zgłosić ten fakt PLL LOT S.A., podając powody zwłoki oraz przewidywany czas jej trwania. W takim przypadku, PLL LOT S.A. zastrzega sobie prawo, a Dostawca akceptuje prawo PLL LOT S.A. do rezygnacji z zamówienia bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów.
   
4. Dostawca, w każdym przypadku odpowiada za powstałe szkody z tytułu niezrealizowania, nieterminowego zrealizowania lub nienależytego zrealizowania potwierdzonego Zamówienia.
   
5. Dostawa powinna być dokonana do miejsca wskazanego przez PLL LOT S.A. w Zamówieniu na koszt i ryzyko Dostawcy, chyba, że dokonano innych uzgodnień, potwierdzonych pisemnie.
   
6. Wszystkie materiały powinny być dostarczane na warunkach DDP (delivered, duty paid).
   

§ 5. DOKUMENTY DOSTAWY

1. Dostawca ma obowiązek udostępnić PLL LOT S.A. do wglądu wszystkie niezbędne pozwolenia i certyfikaty dotyczące materiałów, w tym między innymi wszystkie wymagane pozwolenia stosownych władz na import/eksport oraz odsprzedaż/reeksport materiałów, o ile takie są wymagane.
   
2. Realizacja Dostawy musi zostać zatwierdzona przez pracownika PLL LOT S.A., odpowiadającego za kontakt z Dostawcą.
   
3. Akceptacja Dostawy będzie wymagać od Dostawcy wypełnienia dokumentów:
   
   • W przypadku dostaw materiałów – poprzez podpisanie dokumentu przyjęcia na magazyn (PZ);
     
   • W przypadku usług – poprzez podpisanie dokumentu potwierdzającego odbiór wykonanej usługi.
     
4. Dokumenty wymienione w ust. 3 powyżej są obligatoryjnie wymaganą podstawą do zaakceptowania przez PLL LOT S.A. faktury VAT wystawionej przez Dostawcę.
   
5. Dostawca jest zobowiązany wypełnić oraz podpisać dwa egzemplarze dokumentu „Protokół odbioru usługi, a następnie przekazać je do zatwierdzenia przez właściwego pracownika PLL LOT S.A. Dostawca ma obowiązek uzyskania potwierdzenia wykonania usługi.
   
6. PLL LOT S.A., w przypadku stwierdzenia niezgodności Dostawy z umową lub Zamówieniem, ma prawo do odmówienia zatwierdzenia Dostawy a następnie:
   
   • Wezwania Dostawcy w drodze procesu reklamacji do dostarczenia materiałów lub usług zgodnych z umową lub Zamówieniem,
     
   • Zwrotu dostarczonych materiałów zgodnie z zapisami zawartymi w ust. 8. poniżej.
     
7. Odbiór materiału lub usługi następuje z zastrzeżeniem prawa do przeprowadzenia późniejszej kontroli przez PLL LOT S.A.
   Potwierdzenie odbioru nie oznacza potwierdzenia jakości przyjętego materiału i zgodności zakresu dostawy. PLL LOT S.A. rezerwuje sobie prawo do skontrolowania dostawy w trakcie wykorzystywania dostarczonych materiałów lub usług oraz do rozpoczęcia procesu reklamacyjnego w przypadku, gdy dostarczone materiały lub usługi odbiegają od warunków zawartych w umowie lub zamówieniu.
8. PLL LOT S.A. zastrzega sobie prawo zwrotu materiałów:
   
   • Niezgodnych z zamówieniem (w tym o niższej jakości lub ilości),
     
   • Dostarczonych nieterminowo z przyczyn leżących po stronie Dostawcy,
     
   • Nie zamówionych.
     
9. W przypadkach opisanych w ust. 8. powyżej PLL LOT S.A. zawiadomi Dostawcę o terminie, w którym zobowiązany on jest ten materiał odebrać lub dostarczy go Dostawcy. Zarówno odbiór przez Dostawcę, jak i zwrotna dostawa odbywać się będą na koszt Dostawcy.
   

§ 6. FAKTURA ZA DOSTAWĘ

1. Jedna faktura powinna odpowiadać jednemu zamówieniu wystawionemu przez PLL LOT S.A. W przypadku zamówień, których realizacja jest rozłożona na więcej niż jedną Dostawę, PLL LOT S.A. rezerwuje sobie prawo do decyzji o ich konsolidacji w ramach jednej faktury lub o wystawieniu oddzielnych na każdą Dostawę.
   
2. Faktura musi zawierać wszystkie dane wymagane przepisami prawa oraz w szczególności:
   
   • Poprawne dane rejestrowe PLL LOT S.A. (nazwę, adres siedziby, NIP),
     
   • Numer i datę zamówienia PLL LOT S.A. / numer umowy,
     
   • Nazwę materiałów lub usług, ilość i cenę jednostkową (zgodnie z zamówieniem),
     
   • Wyszczególniony podatek VAT.
     
3. Układ asortymentu materiałów lub usług podanych na fakturze powinien odpowiadać kolejności materiałów i usług według umowy lub zamówienia PLL LOT S.A.
   
4. W przypadku, gdy faktura nie spełnia wymagań określonych w pkt. 2 powyżej, w szczególności, gdy cena na fakturze jest niezgodna z ceną obowiązującą w dniu Zamówienia lub gdy ilości materiałów podane na fakturze nie są zgodne z ilościami faktycznie dostarczonymi, nastąpi odmowa zapłaty całej faktury. PLL LOT S.A. powiadomi Dostawcę o fakcie niezgodności treści faktury i wystąpi o dostarczenie faktury korygującej.
   
5. Dostawca jest zobowiązany dostarczyć fakturę osobiście lub listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres:
   PLL LOT S.A. ul. 17-go Stycznia 43 02-146 Warszawa.
6. W przypadku usług podstawę do wystawienia faktury stanowi podpisany przez osobę zlecającą daną usługę Protokół Odbioru Usługi.
   
7. W przypadku towarów dostarczonych na magazyn podstawę do wystawienia faktury stanowi dokument PZ.
   

§ 7. CŁO I POCHODZENIE MATERIAŁÓW

1. Przy dostawach importowych, ze względu na przepisy celne, materiałom powinna towarzyszyć́ faktura w dwóch egzemplarzach a także Certificate of Conformity oraz Certificate of Origin.
   
2. Jakiekolwiek odstępstwa od tej zasady są dopuszczalne tylko po uprzednim, pisemnym potwierdzeniu przez PLL LOT S.A.
   
3. Przy przesyłkach wymagających oclenia faktura powinna zawierać́ wyodrębnione:
   
   • nie zawarte w cenie koszty (prowizje, należności maklerskie, koszty licencji, koszty przygotowania),
     
   • zawarte w cenie montaż i koszty transportu,
     
   • wartość usług naprawy wg materiału i kosztów płac.
     
4. Przy przesyłkach bezpłatnych należy podać́ wartość́ z zaznaczeniem „Tylko do celów celnych” a na fakturze lub w liście przewozowym należy podać́ przyczynę, dla której materiały są nieodpłatne.
   
5. Jeśli do importu lub eksportu wymagane są dokumenty w celu określenia przeznaczenia przedmiotu wysyłki, Dostawca jest zobowiązany dostarczyć́ je PLL LOT S.A. na własny koszt.
   
6. Dostawca jest zobowiązany do ustalenia i udokumentowania pochodzenia materiałów. O zmianie pochodzenia Dostawca jest zobowiązany powiadomić́ PLL LOT S.A. pisemnie.
   
7. Jeśli Dostawca dostarcza materiały, które w kraju importu wymagają przeprowadzenia procedur celnych, jest on zobowiązany do dostarczenia świadectwa pochodzenia. Świadectwo to jest wymagane dla każdej wysyłki. Dostawca ponosi odpowiedzialność́ za wszystkie szkody poniesione przez PLL LOT S.A., które wynikną z niespełnienia tych warunków.
   
8. Dostawca jest zobowiązany do wyjaśnienia odpowiednim urzędom wszystkich zapytań́ i wątpliwości dotyczących podchodzenia materiałów.
   
9. Odprawę celną przeprowadza Dostawca i ponosi w pełni koszty tej odprawy. Odstępstwa od tej reguły wymagają pisemnego zatwierdzenia przez PLL LOT S.A.
   

§ 8. TERMIN PŁATNOŚCI

1. Płatność za dostarczone materiały lub usługę następuje w terminie nie krótszym niż 60 dni od daty otrzymania przez PLL LOT S.A. prawidłowo wystawionej faktury, to jest spełniającej wymogi określone w § 6. ust. 2., o ile PLL LOT S.A. i Dostawca nie uzgodnią inaczej w treści umowy.
   
2. W przypadku, gdy zamówione materiały lub usługi nie zostały dostarczone pomimo wystawionej faktury, Dostawca zobowiązany jest wystawić fakturę korygującą.
   
3. W przypadku, gdy zamówione materiały lub usługi zostaną dostarczone / wykonane po dniu otrzymania faktury, termin płatności będzie liczony od dnia dostarczenia materiałów / wykonania usługi.
   
4. Za termin zapłaty faktur Strony uznają daty obciążenia rachunku bankowego PLL LOT S.A.
   
5. W przypadku określonym w ust. 2. powyżej, termin płatności ulega automatycznemu przedłużeniu i liczony jest od dnia otrzymania przez PLL LOT S.A. prawidłowo wystawionej faktury, faktury korygującej lub noty korygującej.
   

§ 9. JAKOŚĆ, GWARANCJA, REKLAMACJE

1. Dostawca gwarantuje, że zamówione materiały lub usługi będą posiadać zapewnione umownie właściwości. Usługa powinna zostać wykonana zgodnie z najnowszym stanem wiedzy i techniki.
   
2. Dostawca udziela PLL LOT S.A. gwarancji na okres 24 miesięcy od momentu dostarczenia materiałów lub wykonania usługi, o ile PLL LOT S.A. i Dostawca nie uzgodnią inaczej w treści umowy.
   
3. Dostawca gwarantuje, że jakość i oznakowanie dostarczonych materiałów będą odpowiadać obowiązującym normom, zgodnie z obowiązującymi przepisami, jak również wymaganiom określonym w Zamówieniu i niniejszych Ogólnych Warunkach Współpracy.
   
4. Na Dostawcy ciąży obowiązek uzyskania wszelkich zezwoleń, atestów oraz innych dokumentów wymaganych przepisami prawa pozwalających na dopuszczenie materiałów do obrotu. Kopie powyższych dokumentów Dostawca doręczy PLL LOT S.A. na żądanie.
   
5. Dostawca ponosi odpowiedzialność z tytułu rękojmi za wady materiałów lub usług.
   
6. W przypadku materiałów objętych gwarancją, Dostawca jest zobowiązany dostarczyć wraz z materiałami lub usługami odpowiednie dokumenty gwarancyjne.
   
7. Dostawca ponosi koszty związane z naprawami przedsprzedażnymi, gwarancyjnymi i wykonywanymi w ramach rękojmi.
   
8. PLL LOT S.A. będzie przesyłał reklamację w formie pisemnej lub elektronicznej na adres Dostawcy.
   
9. Dostawca zobowiązany jest rozpatrzyć reklamację PLL LOT S.A. w terminie 7 dni od otrzymania dokumentu reklamacyjnego i przesłać pisemną odpowiedź na adres siedziby PLL LOT S.A.. Nie zajęcie przez Dostawcę w powyższym terminie żadnego stanowiska wobec złożonej reklamacji traktowane będzie jako jej uwzględnienie.
   
10. PLL LOT S.A. rezerwuje sobie prawo do wstrzymania płatności za fakturę w trakcie procesu reklamacyjnego.
    

§ 10. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Jeżeli Dostawca w celu wykonania przedmiotu zamówienia otrzymał materiały, projekty lub inne dokumenty, to mogą one zostać wykorzystane jedynie zgodnie z określonym w Zamówieniu przeznaczeniem i mogą zostać udostępnione osobom trzecim wyłącznie w tym celu i za pisemną zgodą PLL LOT S.A.
   
2. Materiały określone w ust. 1 powyżej są własnością PLL LOT S.A. i po wykonaniu Zamówienia należy je niezwłocznie zwrócić PLL LOT S.A. na koszt Dostawcy.
   
3. Dostawca nie może naruszać praw osób trzecich, a w szczególności prawa do znaku towarowego, zastrzeżonego wzoru użytkowego, nazwy handlowej, praw autorskich oraz patentu. Wszelką odpowiedzialność z tytułu naruszenia tych praw ponosi wyłącznie Dostawca.
   
4. Strony ustalają, że przeniesienie przez Dostawcę na osobę trzecią wierzytelności, przysługującej mu wobec PLL LOT S.A. z tytułu dostawy materiału może nastąpić jedynie po udzieleniu przez PLL LOT S.A. uprzedniej pisemnej zgody na dokonanie tej czynności.
   
5. Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji poufnych, o których dowiedzą się lub które zostaną im przekazane. Obowiązek powyższy pozostaje w mocy zarówno w trakcie prowadzonego postępowania zakupowego, obowiązywania umowy lub realizacji zamówienia, jak i po ich zakończeniu/wykonaniu. Przez informację poufną rozumie się każdą informację o takim charakterze (lub uważaną za taką), której ujawnienie osobom trzecim może wyrządzić szkodę Stronie niezależnie od zawodowego, handlowego lub innego charakteru tej informacji. Informacją poufną jest w szczególności informacja dotycząca wysokości obrotów między Stronami. Ujawnienie informacji poufnej może nastąpić, jeżeli obowiązek jej ujawnienia wynika z przepisów prawa, w trybie i zakresie określonym tymi przepisami.
   
6. Dostawca nie jest upoważniony do wykorzystywania nazwy ani znaków towarowych PLL LOT S.A., w tym między innymi jako odwołania dla celów marketingowych, bez każdorazowego uzyskania pisemnej zgody PLL LOT S.A. (która to zgoda może zostać cofnięta w dowolnym czasie bez podania przyczyn). Dostawca zobowiązuje się do zapłaty na rzecz LOT kary umownej w wysokości 50 000 EUR za każdorazowe naruszenie powyższego zakazu.
   
7. Wszelkie zmiany umowy, zamówienia lub niniejszych Ogólnych Warunków Współpracy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
   
8. W sprawach nie uregulowanych umową, zamówieniem lub niniejszymi Ogólnymi Warunkami Współpracy stosuje się odpowiednie przepisy prawa.
   
9. Każdemu Dostawcy przysługuje prawo złożenia reklamacji zarówno na etapie postępowania w sprawie wyboru Dostawcy, jak i współpracy z PLL LOT S.A. Dostawca przesyła reklamację w formie elektronicznej na adres wskazany w trakcie postępowania zakupowego. Wszystkie reklamacje zostaną rozpatrzone niezwłocznie.
   
10. Konwencja Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży materiałów (CISG) nie ma zastosowania do niniejszych Ogólnych Warunków Współpracy.
    
11. Każda ze Stron odpowiada za należyte wykonanie zamówienia lub umowy, chyba, że niewykonanie bądź nienależyte ich wykonanie nastąpiło z powodu siły wyższej.
    
12. Za rażące naruszenie Ogólnych Warunków Współpracy przez PLL LOT S.A. uznaje się brak współdziałania przez PLL LOT S.A. z Dostawcą w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania zamówienia lub umowy.
    
13. Dostawca zobowiązuje się nie dokonywać żadnych ukrytych płatności, prowizji pieniężnych, nie oferować kosztownych prezentów, podróży czy innych podobnych gratyfikacji lub korzyści żadnemu pracownikowi PLL LOT S.A. lub członkom jego rodziny w celu zachęcenia pracownika do działania bądź zaniechania, czy też faworyzowania Dostawcy. Dostawca przyjmuje do wiadomości, że naruszenie tego postanowienia stanowi istotne naruszenie Ogólnych Warunków Współpracy ze skutkiem natychmiastowym.
    
14. Wszelkie spory wynikające z umowy, zamówienia lub Ogólnych Warunków Współpracy rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby PLL LOT S.A..